Технологии экономии времени. Делегирование

Как составлять план на день, мы разобрали. План на более длительный срок выглядит примерно вот так.

 
А теперь переходим к технологиям экономии времени:
1. Расстановка приоритетов
2. Делегирование
3. Умение формулировать отказ
 
Расстановкой приоритетов мы уже занимались (АБВ – анализ), теперь переходим к делегированию.
Делегирование – это передача части или полностью своей работы с целью ее выполнения.
При этом лицо должно обладать не только навыками выполнения заданий в той сфере, в которой даете задание, но и полномочиями. Без доверенности вряд ли дадут пенсию чужому лицу.
 
Модель делегирования
1. У вас есть список важных и срочных дел, которые вы собираетесь делегировать. В нем должны быть указаны требования к исполнителю, сроки выполнения, ваше видение о результате.
 
Обычно задания ограничиваются фразой: «Сделай это вчера!». Такой подход несерьезен. Исполнителю надо давать реальные сроки, исходя из сложности задания. При этом вы можете контролировать выполнение отдельных этапов работы до ее завершения. А также, рекомендуется рассказать о том, каким вы видите результат и объяснить технологию выполнения вкратце.
 
Мой прежний начальник рисовал мне таблички и объяснял, что и где он хочет видеть, какими формулами воспользоваться, у кого и как взять данные. С такими людьми приятно работать. Многие это не делают и ни потому, что лень, а просто от незнания, а неприятно работать с людьми, у которых на зарплату можно купить машину, а они не могут сформулировать, что хотят. Проект «Удиви меня» не всегда может удивить приятно. Если вы сами не знаете, что и в каком виде вы хотите получить, то подчиненные не умеют читать мысли.
 
2. Во втором списке у вас должны оказаться люди, которым вы можете делегировать. Но при этом в этом списке должна содержаться информация о сфере ответственности сотрудников и мере занятости другими проектами.
 
Вряд ли техничка сможет быстро провести эмиссию акций или повар приготовить бухгалтерский баланс.
 
3. Проанализировав список сотрудников, текущую нагрузку и функционал, выберите наиболее достойных выполнения вашего задания.
 
Дайте понять, что вы цените своих сотрудников, промотивируйте качественное выполнение возможностью повышения уровня заработной платы.
 
Помните, что ответственность, обязательство отчитаться перед вашим начальником, не нужно делегировать, это ваша обязанность. Многие топ-менеджеры этим грешат. Они просто приводят на совещание своих подчиненных, чтобы те за них все рассказали. Ну, и со временем, зачем вы будете нужны директору? Он будет напрямую звонить сотруднику.
 
Полномочия не должны даваться пожизненно, это ограниченные права на выполнение доверенного задания, хотя сплошь и рядом они становятся пожизненными, благодаря чему нагрузка на подчиненных непомерно растет, очень часто без роста заработной платы, и в результате люди просто уходят.
 
Алгоритм делегирования
1. Поставьте цель (Согласно требованиям SMART).
2. Обоснуйте важность и срочность.
3. Опишите, что вы хотите видеть в результате.
4. Спросите, как понял вас подчиненный.
Пусть кратко расскажет вам о том, что будет делать.
5. Передайте необходимые для выполнения задания полномочия.
6. Определите меру ответственности:
критерии выполнения, сроки, меры при невыполнении.
7. Дайте особые инструкции.
Например, сообщить об отклонениях или
прекратить работу в случае…
 
Все еще думаете, что справитесь сами? Не нужно упорствовать в желании делать всю работу, ведь руководители могут оказаться не в состоянии выполнять свои обязанности по повышению квалификации подчиненных и их подготовке к продвижению. Что? Вы уже забыли, что у вас есть такие обязанности?
 
Делегируйте, не бойтесь! Делегируйте и контролируйте! И тогда вы сможете спокойно болеть и ходить в отпуск, а ни с температурой 40 градусов вещать из дома кому и сколько вставить пилюлей.