Наши рассылки



Люди обсуждают:




Сейчас на сайте:

Невидимых: 2
Гостей: 26


Тест

Тест Хорошая ли ты хозяйка?
Хорошая ли ты хозяйка?
пройти тест


Популярные тэги:



Наши рассылки:

Женские секреты: знаешь - поделись на myJulia.ru (ежедневная)

Удивительный мир Женщин на myJulia.ru (еженедельная)



Подписаться письмом





Профессия - секретарь

Профессия - секретарь Если честно, лично я думаю, что секретарь - хорошая профессия, но как и любая другая работа она должна быть по душе. Человек, работающий секретарем, должен понимать, что это и есть его призвание на всю оставшуюся жизнь. Иначе эта должность будет восприниматься им, как место, где можно "перекантоваться", набраться должного опыта для того чтобы просто пойти дальше. Конечно, немаловажным остается и отношение других сотрудников к профессии секретаря, которое также бывает разным.

В настоящее время представителей этой профессии называют по-разному: офис-менеджер, референт, помощник генерального директора, но лично мне кажется, что такое обилие наименований не изменяет первоначального значения слова, которое, если заглянуть в словарь, будет гласить:

1) Работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения (личный секретарь, секретарь-машинистка);

Поэтому теперь я всегда перечисляю в своем резюме список выполняемых в то время обязанностей следующим образом:

1) координирование работы офиса;

2) прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей;

3) ведение делопроизводства (подготовка проектов приказов по основной деятельности Общества, в том числе и по кадровым вопросам; подготовка деловых различных писем;

4) ведение протоколов еженедельных совещаний;

5) работа с входящей и исходящей документацией;

6) регистрация договоров по хозяйственной деятельности;

7) формирование дел;

8 ) подготовка командировок руководителя;

9) обеспечение офиса необходимыми канцелярскими принадлежностями.

Иногда дополнительно на секретаря могут быть возложены обязанности по подготовке корпоративных мероприятий, написанию статей для корпоративной газеты и т.п. Более того, дополнительно (и иногда за отдельную плату) секретарю может будет поручена работа в порядке совмещения должностей. Например, он может также исполнять обязанности бухгалтера и выписывать первичные документы; или исполнять обязанности кадрового работника и вести учет персонала; или исполнять обязанности юриста и составлять договоры и другие документы юридического характера. Список можно продолжать до бесконечности, потому что сейчас фантазия Работодателя (в стремлении получить экономическую выгоду) не знает границ.

Все вышесказанное, по моему мнению, разве что за исключением совмещения нескольких должностей в одной, как нельзя кстати, отражает суть профессии секретаря, которую, к сожалению, не все сейчас понимают правильно.

Многие продолжают думать, что секретарь - это "девочка на побегушках", совмещающая в себе функции кофеварки, разносчицы блюд и курьера, кроме того, также выполняющая огромное количество дополнительных обязанностей, которые просто больше никто не хочет делать. Помимо этого она еще должна являться лицом Компании, а потому и выглядеть обязана на все 100%.

Так было и со мной, когда я поступила на работу в крупную производственную Компанию нашего города. Должность моя называлась - офис-менеджер - и предполагала исполнение кучи обязанностей, кроме того включающих в себя функции по ведению кадрового учета. По неопытности (надо сказать, что до этого секретарем мне работать не доводилось) я взвалила на себя так много, что скоро, согнувшись под тяжестью этой ноши, уже не могла даже дышать. Тогда я и поняла, что сделала ошибку и начала искать способ, чтобы попытаться исправить сложившуюся ситуацию. И надо сказать, что мне это удалось.

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы сделать это?

В принципе, все очень просто. Нужно лишь, учитывая специфику деятельности Компании, отрегулировать свою работу и выстроить ее правильно.

Закрепление обязанностей в должностной инструкции

Раз уж мне довелось заниматься в том числе и кадровым учетом, я была одним из инициаторов запуска процесса по составлению должностных инструкций и позаботилась о том, чтобы моя инструкция была одобрена и введена в действие, как можно раньше.

По своему опыту могу сказать, что с помощью этого очень полезного документа можно легко отрегулировать обязанности и перестать делать то, чего в инструкции не изложено.

Но хочу предупредить, что "сбрасывать" с себя лишние обязанности нужно все равно постепенно и очень осторожно, при этом заручившись поддержкой непосредственного руководителя, потому что образовавшиеся "дыры" все равно придется кем-то заполнять, а никто не любит взваливать на себе больше, чем он до этого делал.

Кроме того, всегда могут найтись желающие оспорить первоначальную версию документа, который, как и любой другой может быть изменен по вполне объективным причинам, нужно лишь доказать это.

Обеспечение замены на время отсутствия (например, на время больничного или отпуска)

В моем понимании этот пункт является очень важным, потому что в крупной организации за время вынужденного отсутствия секретаря может скопиться очень большое количество документов. Кроме того, его отсутствие может повлиять также и на качественную работу фирмы в целом. Поэтому нужно обеспечить взаимозаменяемость этого сотрудника. Этот момент также лучше учесть при составлении должностной инструкции.

Нужно отметить, что никто особо не будет гореть желанием исполнять функции секретаря, а потому лучше оформить все приказом по Обществу, при этом было бы неплохо выбить некую прибавку к зарплате лицу, временно исполняющему обязанности. Если же этого сделать не получится, необходимо попробовать найти другой способ решения сложившейся проблемы. У нас (на первых порах) была принята система отгулов за ранее отработанное время.

График постоянных дел

Надо сказать, что до моего прихода в Компанию, почта отправлялась по требованию, иногда два раза в день, при этом не проходя предварительной регистрации. Канцтовары покупались также, т.е. по мере исчезновения, при чем расходовались тоже совершенно бесконтрольно. Поэтому, учитывая все выше сказанное, секретарь ходил за всем этим добром на своих двоих, а потом на своем горбе нес это все в офис. Кроме того, сотрудники офиса все время были недовольны постоянным отсутствием секретаря на рабочем месте (звонки в этом случае поступали прямо в отдел продаж и это никому не нравилось). Некоторые даже обвиняли секретаря в неумении организовать свой рабочий день.

Тогда мне пришлось, предварительно обосновав необходимость нововведений руководству и заручившись его поддержкой, довести до сведения сотрудников приказы:

- об еженедельной отправке и получении почты по определенным дням.

В последствие мною также была налажена безналичная оплата почтовых услуг (по авансовой книжке), что позволило избежать очередей при отправке корреспонденции.

- о закупке канцтоваров ежемесячно (по заявкам отделов).

Надо отметить, что мне даже удалось (пусть и со скрипом) приучить их эти заявки в указанные сроки подавать. Мне оставалось лишь сформировать общую заявку и, проведя мониторинг цен, заказать канцтовары в фирму, оказывающую такого рода услуги.

Надо сказать, что эти меры позволили мне высвободить большое количество времени, которое раньше растрачивалось попусту.

Список постоянных дел может быть у каждого секретаря свой и будет зависеть, например, от объема документооборота или же от каких-то других факторов.

Список дел на день

Мне также пришлось приучить себя составлять список дел на день: каждое утро я писала его, вычеркивая выполненные вчера пункты и добавляя новые, совмещая при этом приятное с полезным, то есть поглощая свою утреннюю порцию кофеина.

Можно, конечно, надеяться на свою память, что я и делала сначала, но рано или поздно неизбежно наступает такой момент, когда память отказывается принимать такое большое количество информации, а здесь как раз на помощь приходит старый друг - бумага, хотя делать это можно и любыми другими доступными способами, например, формировать файл в компьютере в формате excel, позволяющем копировать строки, или же писать заметки в специальной программе и "вывешивать" их на экран монитора.

Ранжирование дел по степени важности

Необходимо научится ранжировать дела по приоритетам и сначала выполнять наиболее важные из них. Таким же образом, можно исполнять поступающие от других сотрудников разовые поручения, уточняя предварительно конечный срок выполнения. Нужно понимать, что невозможно сделать все и сразу. Кроме того, необходимо научиться в мягкой форме объяснять это другим сотрудникам, чтобы у них не возникло ощущения того, что Вы попросту отлыниваете от исполнения своих прямых обязанностей.

Если говорить о сроках исполнения, то с такой проблемой мне пришлось столкнуться, когда генеральный директор попросила меня начать ведение учета копий. Пришлось искать путь решения сложившейся ситуации, и тогда мне пришла в голову идея разработать специальный бланк заявки на ксерокопирование. Сотрудники Компании немного поворчали на первых порах, но потом привыкли и стали заполнять новый для них документ по предложенному мной образцу.

В заключении хотелось бы сказать, что все это лишь часть того, что можно сказать о профессии секретаря. Лично я могу делиться опытом в этой сфере бесконечно, потому что она очень многогранна.

Главное, в моем понимании, осознавать, что секретарь (слово "секретарша" я не приемлю категорически и отучила сотрудников своей Компании так говорить не только о себе, но и о других) - это не "девочка на побегушках", в чьи обязанности помимо прочего входит также подношение кофе и чая, болтовня по телефону и боевой окрас ногтей. До тех пор пока Вы сами будете так думать, то и относится к Вам будут соответственно.

Лично я уверена, что позиция секретаря очень ответственная, и если Вы считаете, что нашли в этой профессии свое призвание, я желаю Вам удачи на пути к самосовершенствованию и росту, потому что, можете мне поверить, секретари тоже бывают разными. Опять же все зависит от отношения, главным образом к себе.

Для себя же я давно решила, что эту страницу своей книги жизни перелистнула навсегда, просто потому что это не мое призвание...


Послесловие

Начиная писать цикл историй о себе через призму освоенных профессий я преследую следующие цели:

Во-первых, поближе познакомиться с Вами, дорогие Джулианки, и рассказать о себе,
надеясь, что кому-то моя персона может быть интересна.

Во-вторых, мне хотелось бы попробовать поделиться своим опытом с таким же начинающим профессионалом, которым когда-то была я сама. Возможно, они будут ему полезны...


Продолжение следует...



Стелла_1978   14 октября 2010   10285 2 29  


Рейтинг: +28


Вставить в блог | Отправить ссылку другу
BB-код для вставки:
BB-код используется на форумах
HTML-код для вставки:
HTML код используется в блогах, например LiveJournal

Как это будет выглядеть?

Профессия - секретарь
профессии, секретарь, личный опыт

Если честно, лично я думаю, что секретарь - хорошая профессия, но как и любая другая работа она должна быть по душе. Человек, работающий секретарем, должен понимать, что это и есть его призвание на всю оставшуюся жизнь. Иначе эта должность будет восприниматься им, как место, где можно "перекантоваться", набраться должного опыта для того чтобы просто пойти дальше. Конечно, немаловажным остается и отношение других сотрудников к профессии секретаря, которое также бывает разным.
Читать статью

 



Тэги: профессии, секретарь, личный опыт



Статьи на эту тему:

Гены – интересные примеры, или Заговорил во мне экс-аспирант психологии)))
Конкурс «Личный опыт» на Diets.ru
Конкурс «Личный опыт» на Diets.ru
Села и поехала?
Парикмахер. Откуда слово


Последние читатели:


Невидимка



Комментарии:

Молодая бабушка 1 # 14 октября 2010 года   +1  
Хороший материал
Стелла_1978 # 14 октября 2010 года   +1  
Спасибо за отзыв!
Alesya_Marchenko # 14 октября 2010 года   +1  
часто натыкаюсь на вакансии секретаря в Интернете, оо, список их обязанностей так велик и требует столько сил и ответственности, а также умений и сноровки, что порой кажется, что их начальники работают в два раза меньше
Стелла_1978 # 14 октября 2010 года   +2  
Знаешь, просматривая в последнее время вакансии, я начала понимать, что список обязанностей сейчас в целом велик по любой позиции и при том, что уровень предлагаемой зарплаты оставляет желать лучшего, мне откровенно хочется рыдать и за такой мизер не хочется работать вовсе... Все говорит о том, что мы выходим из кризиса, хотя бы снижение ставки рефинансирования (я была в шоке, недавно узнала, что она сейчас 7,5%, а ведь была 12% в прошлом июне). Когда же это отразится и на зарплатах и работодатель перестанет кризисом прикрываться... Завтра вот снова иду на собеседование. Напишу потом, что из этого вышло (если интересно). Правда позиция - менеджер по персоналу. И про нее я еще только планирую писать свою статью, т.к. и такую работу тоже выполняла...

В целом же если говорить о секретаре, то сейчас многие все еще стремятся совместить два в одном, если не больше профессий. И секретарь может быть еще и кадровиком, или бухгалтером, или юристом, при этом (при существенной экономии работодателем на зарплате) получать совсем не много. Но плюс в данном случае - опыт, которого можно набраться, попробовать для себя и другие профессии и пойти дальше. Так было и со мной...
polo # 14 октября 2010 года   +1  
Спасибо за статью!
Мне пришлось как-то поработать секретарем временно, всего 3 месяца. Не понравилось, на шею все так и норовят сесть, загрузить работой, которую сами выполнять не хотят или не успевают. Я все успевала и на нехватку времени не жаловалась, но отношение как к "девочке на побегушках" действительно унижает. Если бы эта статья мне тогда попалась! Действительно, может пригодиться кому-нибудь, даже если секретарем временно придется устроиться.
Стелла_1978 # 14 октября 2010 года   +1  
Спасибо и Вам за отзыв... А кем сейчас трудитесь??? И пригодился ли тот опыт? Лично я думаю, что работа секретарем - это хорошая тренировка памяти, плюс проверка на стрессоустойчивость... Все остальное - издержки профессии, которые можно решить в лучшую сторону, если есть поддержка со стороны руководства, если же нет, то надо просто уходить, потому что ничего не изменится...

А еще... я тогда много читала в интернете о работе секретаря, а еще мне выписывали гениальное с моей точки зрения издание - "справочник секретаря и офис-менеджера". Очень пользительное чтиво... Там тебе и делопроизводство, и психология, и имидж, и много чего еще...
polo # 15 октября 2010 года   +2  
Сейчас дома сижу, не работаю. Опыт не пригодился. Если буду потом работать, может, пригодится. Хотя, вряд ли я пойду в секретари...
Стелла_1978 # 18 октября 2010 года   +1  
Спасибо за ответ!
татка7930 # 14 октября 2010 года   +1  
Хороший материал! Мне понравилось.
Легко, доступно и так интересно. Чувствуется что тебе эта профессия по душе
Стелла_1978 # 14 октября 2010 года   0  
Ты знаешь, по душе - это да... Но все же больше не пойду работать секретарем, разве что только, если буду точно понимать, что такого отношения больше не будет. Бороться с ним в любом случае сложно, но нужно... Если поддерживает руководитель, то еще возможно, а если нет, то тогда - труба...

У меня есть знакомые, которые считают, что это их работа и призвание, и я никогда не буду унижать их словом "секретарша" или "секретутка", еще и так "изгиляются" люди...

А в целом, я просто благодарна Компании, о которой писала, и все еще говорю про них - у нас... я там работала больше трех лет и работала бы еще, если бы не обстоятельства...

И... спасибо, что заглянула...
Orasty # 15 октября 2010 года   +1  
Стелла_1978 пишет:
когда я поступила на работу в крупную производственную Компанию нашего города. Должность моя называлась - офис-менеджер - и предполагала исполнение кучи обязанностей, кроме того включающих в себя функции по ведению кадрового учета.


Почему в крупной компании нет отдельного кадровика?

Стелла_1978 пишет:
Нужно отметить, что никто особо не будет гореть желанием исполнять функции секретаря, а потому лучше оформить все приказом по Обществу, при этом было бы неплохо выбить некую прибавку к зарплате лицу, временно исполняющему обязанности.


А зачем выбивать, когда есть ст. 151 ТК РФ ... при исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы, определённой трудовым договором, работнику производится доплата.
Стелла_1978 # 15 октября 2010 года   +1  
Orasty пишет:
Почему в крупной компании нет отдельного кадровика?


В целях экономии. Зачем платить две зарплаты, если можно давать только одну? Потом, однако, произошла смена руководства, а с ним со временем и "мое разделение": сама я стала референтом генерального директора, из-за чего и ушла... А функции кадровика передали в бухгалтерию и один человек стал заниматься и учетом кадров, и начислением зарплаты...

Orasty пишет:
есть ст. 151 ТК РФ



Есть-то она, есть, но в условиях современной жизни не все Работодатели согласны соблюдать ТК РФ. Однако, мы к этому в конце концов пришли.

В принципе, могу сказать, что мне повезло работать там, потому что был контакт с генеральным директором и полное взаимопонимание, я бы и еще работала там, если бы не отобрали обязанности... опять же хотели сделать как лучше, т.к. была я очень перегружена работой. Но... забрали любимое дело. Потому пришлось уйти, но было это ошибкой... о которой в следующий раз. Будет интересно, заходите!
Orasty # 15 октября 2010 года   +1  
Стелла_1978 пишет:
В целях экономии.

Но сколько не экономь, если численность персонала большая, то совмещающий человек не справится. Нужна группа кадровиков.
Стелла_1978 пишет:
и один человек стал заниматься и учетом кадров, и начислением зарплаты.

Ого.

Стелла_1978 пишет:
не все Работодатели согласны соблюдать ТК РФ.

И прокурорских проверок не боятся?

Нескромный вопрос: а насколько крупная компания по численности персонала была?
Стелла_1978 # 15 октября 2010 года   +1  
Orasty пишет:
если численность персонала большая, то совмещающий человек не справится


Согласна. У нас численность была довольно велика для одного человека, чтобы выполнять работу в установленные Законом сроки, а потому и было принято решение о разделении должностей, а с ним и обязанностей. Могу сказать, момент был сложным, потому что все были в растерянности. Это все равно, что поделить меня пополам. И никто не знал, где заканчивается сфера моего влияния и начинается другая. Но потом разобрались и с этом - ввели новую должностную для меня

Orasty пишет:
Ого


Почему "ого"?

Orasty пишет:
прокурорских проверок не боятся?


Видимо нет...

По численности: напишу чуть позже в личку.
olgakon # 15 октября 2010 года   +2  
В иных организациях секретарь играет не меньшую роль, чем начальник.
Orasty # 15 октября 2010 года   +1  
Но так быть не должно. Может, такое впечатление складывается, потому что секретарь озвучивает распоряжения начальника?
Стелла_1978 # 15 октября 2010 года   +1  
olgakon пишет:
секретарь играет не меньшую роль, чем начальник.



Вынуждена согласится с Orasty быть такого не должно... Субординация должна иметь место. Скорее всего это и точно больше впечатление, но надо сказать, что иногда бывает и наоборот: т.е. секретаря боятся больше, нежели руководителя. У нас так не было никогда. Начальник - он и в Африке, так сказать, начальник. А у нас еще и несколько их было, и несмотря на то, что подчинялась лично я генеральному директору, поручения должна была (уже после моего "разделения") выполнять всех начальников отделов. Так было заведено, а против руководства не попрешь, если его решения в целом разумны... Хотя это и не совсем совпадало с моими представлениями о работе референта, но я смогла и с этим справится и повернула ситуацию в свою сторону: волки были сыты, и овцы (видимо это ею была я, хотя по характеру я далеко - не овечка) не съедена...
smeiana # 15 октября 2010 года   +1  
Очень хороший материал.
Стелла_1978 # 18 октября 2010 года   0  
Спасибо за отзыв!
GalaSi # 16 октября 2010 года   +1  
Работаю на крупном предприятии. Моё мнение: хороший секретарь должен быть компетентным во многих направлениях, с хорошими: памятью, манерами, внешностью...и т.д.
Стелла_1978 # 18 октября 2010 года   0  
Согласна. Как и говорила, можно много об этом говорить - формата статьи не хватит...
klitovchenko # 16 октября 2010 года   +1  
Очень хорошая статья! И очень мне близка!
Стелла_1978 # 18 октября 2010 года   0  
Спасибо за отзыв!
Tender gentleman # 19 октября 2010 года   +1  
Очень хороший и обдуманный материал
Стелла_1978 # 19 октября 2010 года   0  
Спасибо за отзыв!
сергина # 27 ноября 2010 года   +1  
Я секретарем генерального почти два года проработала в одной крупной нефтяной компании, но, признаюсь честно, не зацепила меня эта работа. Я ж такой человек - командный голос не выработала, а оскорблять в ответ - это не мое. Поэтому в работе секретаря не столько многофункциональность напрягает, а отношение коллег. Они считают, что секретарю, в общем-то, делать нечего. А о том, что весь негатив через ресепшн проходит, даже никто и не задумывается. Поэтому теперь я работаю юристом - в крупной страховой компании и, могу откровенно говорить, меня это ооочень устраивает.
Стелла_1978 # 29 ноября 2010 года   0  
Спасибо за развернутый отзыв!
Анастасия_Я # 1 марта 2011 года   +1  
Супер! Спасибо! Теперь буду и профессию "секретарь" рассматривать в своем списке предполагаемых вакансий.
Стелла_1978 # 2 марта 2011 года   0  
Спасибо, что заглянули. Удачи в поиске!


Оставить свой комментарий


или войти если вы уже регистрировались.